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カスタム・レポートはどのようにデザインしますか。

環境:

すべてのバージョン、Analytics

解決策:

このアンサーは、グループ化またはドリルダウンのレベルを使用せずにデータを表示する単純なレポートを作成するための手順を示しています。

レポートはインタフェース固有です。インタフェースへのログイン中に新規レポートを追加した場合は、その同じインタフェースからしかそのレポートにアクセスできません。レポートをコピーすると、そのコピーを別のインタフェースに保存できます。ただし、コピーしたレポートを編集するには、コピーの保存先であるインタフェースのコンソールからそのレポートにアクセスする必要があります。

レポートのコピー:すべてのリリースに数多くの標準レポートが付属しています。標準レポートをコピーするには、レポート・エクスプローラでレポートを右クリックして、「コピー」を選択します。必要とするレポートに近いカスタム・レポートを作成した場合は、そのレポートをコピーすれば、そこから新規レポートの作成を開始できます。

レポート・ビルダー:基本的なカスタム・レポートの作成はすべて、レポート・ビルダー内で実行されます。レポート・ビルダーのツールバー、データ辞書、およびデザイン・サーフェイスを使用すると、組織の必要性に基づいてレポートをカスタマイズできます。

	ツールバー: デザイン・タブを使用すると、作成しているレポートをプレビューしたり、レポートのデザインに役立つデザイン・サーフェイスに含める要素を決定したりできます。これには、ルーラー、グリッド線、レポート・アウトライン、データ辞書、およびレイアウトが含まれます。
	データ辞書:カスタム・レポートで使用できるデータベース・テーブルおよびフィールドを示します。
	デザイン・サーフェイス: レポートのレイアウト(出力列、見出し、およびチャートを含む)をデザインする場所です。

新規レポートの追加の概要

新規レポートを作成するときの手順は、次のとおりです。前述のスライドショーには、これらの各手順に対応したスクリーンショットが含まれています。

1. 新規レポートを追加します。
2. レポート用のフィルタおよび検索基準を定義します。
3. レポートの出力列およびレイアウトを選択します。
4. レポートを実行または編集(あるいはその両方)できるユーザーを決定します。
5. レポートを保存します。

これらの各手順の詳細について、次で説明します。

ステップ1:新規レポートの追加

新規レポートを追加するときに、追加するレポートのタイプ(グリッド、標準、またはチャート付標準)を選択する必要があります。グリッド レポートは、コンソール内での複数のレコードの一覧表示にもっとも一般的に使用され、レコードは後で編集用に開くことができます。レポート・タイプを選択するとレポート・ビルダーが開き、レポートを定義できます。

新規レポートを追加するには:

• 画面左上にある「CXボタン」をクリックし、「レポート」を選択します。

または

• 次の手順を使用して、レポート・エクスプローラから新規レポートを追加することもできます。

ステップ2:レポートで使用される検索基準(フィルタ)の定義

レポートで返されるレコードを制限および定義するには、フィルタを使用します。これによって管理可能な量のデータを返すレポートを実行したり、業務に固有の目的に応じたレコードを返したりできます。レコードがフィルタ定義と一致する場合は、そのレコードがレポートに含まれています。

たとえば、サポート・マネージャが自分のグループに割り当てられた未解決のインシデントを再確認する必要があるとします。定義するレポート・フィルタは次の2つです。

インシデントのステータス・タイプが「未解決」に等しい
インシデントが割り当てられたグループが「サポート」に等しい

フィルタを構成するときに、データベース・フィールド、処理条件、および必要な値(複数可)を含める必要があります。

フィルタのタイプ:レポートを設定するときに、2つのフィルタのタイプ(固定フィルタと実行時選択可能フィルタ)を設定できます。

	固定フィルタは、レポートの構成時に設定され、レポートの実行時には変更できません。
	実行時選択可能フィルタは、レポートが実行されるたびに変更できます。レポートを構成するときに、使用するデフォルト値(複数可)を指定します。ただし、レポートを実際に実行するときに、その検索基準の値を変更できます。

たとえば、すべての公開アンサーが一覧表示されるレポートを構成できます。次に、公開申請されたすべてのアンサーがレポートに一覧表示されるように決定します。レポートをコピーするかわりに、単に「アンサー・ステータス」フィールドを実行時選択可能フィルタとして、既存のレポートに含めることもできます。このようにして、レポートの実行時に、レポート出力で使用される固有のステータスを選択できます。これにより、1つのレポートを保持できますが、レポートの実行時に指定する値に基づいて、レポートを生成するという柔軟性が追加されています。

レポートへのフィルタの追加:

1. 「ホーム」タブから、「フィルタの追加」をクリックします。または、「フィルタ」ボタンをクリックし、ポップアップ・ウィンドウから「フィルタの追加」をクリックします。
2. ポップアップ・ウィンドウで、次の情報を入力します。
   
   名前:(オプション)「フィルタ」アイコンの下に表示されます。これを空白のままにすると、「フィルタ」セクションで「式」が使用されます。
   
   タイプ:フィルタを実行時フィルタとして設定するには、一番上のチェック・ボックスを有効にします。必要に応じて、ユーザーが検索を実行するときに、そのフィルタのラベルとして使用されるカスタム・テキストを入力します。また、ユーザーが検索の実行時にフィールドを選択する必要がある場合は、「必須」チェック・ボックスを有効にします。
   
   定義:式フィールド内を右クリックして、フィルタで使用されるデータベース・テーブルおよびフィールドを選択します。または、名前がわかっている場合は、単にtable_name.field_nameの形式でテーブル名とフィールドを入力します。入力すると、一致するテーブルおよびフィールドから選択できます。たとえば、「in」と入力すると、インシデント・テーブルを選択できるようになります。
   
   次に、演算子を選択します。演算子オプションは、選択するフィールドのタイプによって異なります。たとえば、日付フィールドには、日付範囲を構成する「between」演算子が含まれています。メニュー・フィールドには、複数のメニュー項目を選択する「in list」および「not in list」演算子が含まれています。
   
   最後に、比較で使用される値(必要な日付範囲やステータスなど)を入力します。
3. 「OK」をクリックします。ウィンドウが閉じ、レポート・アウトラインの「フィルタ」アイコンの下にフィルタが表示されます。
4. 複数のフィルタが存在する場合は、デフォルトで、「AND」結合子を使用した論理式でフィルタが結合されます(例: filter 1 AND filter 2 AND filter 3)。論理式を変更する必要がある場合は、「フィルタ」アイコンを右クリックして、「論理式の編集」を選択します。論理式の使用の詳細については、アンサー ID 7427: レポートでの論理式機能の使用を参照してください。

ステップ3:レポート出力および書式の定義

基本レポートでは、各レコードがレポート内の列として表示されます。データベース・フィールドをデザイン・サーフェイスにドラッグ・アンド・ドロップして、レポートの列を定義します。また、デザイン・サーフェイス内を右クリックすると、「列の追加」を選択できます。

「データ辞書」セクションを使用すると、レポートに含めるフィールドを簡単に選択できます。「データ辞書」の操作では、次のオプションを使用できます。テーブルの説明を表示するには、そのテーブルを右クリックして「データ定義の表示」を選択します。

	カスタマイズ:「データ辞書」見出しの右側にある「カスタマイズ」リンクを使用して、特定タイプのテーブルを有効にすると、テーブルのリストを絞り込むことができます。たとえば、「サービス」モジュールに関連付けられたテーブルを簡単にレビューするには、「カスタマイズ」をクリックし、「サービス」以外の選択をすべて解除して、「OK」をクリックします。ここで、「すべてのテーブル」を選択すると、「サービス」に関連付けられたデータベース・テーブル(インシデントとアンサー関連のテーブルを含む)のみが表示されます。
	現在のデータ・セット:このオプションを使用すると、レポートで現在使用されているテーブルがすべて表示されます。フィルタを定義する際に使用したテーブルが一覧表示されます。他のテーブルにあるフィールドを含める場合は、レポートに出力列を追加するときに、現在のデータセットに別のテーブルが追加される可能性があります。
	すべてのテーブル:このオプションを使用すると、(アプリケーションで有効になっているモジュールによって決定される)「共通」、「サービス」、「マーケティング」、「セールス」、および「フィードバック」の各データベース・テーブルのリスト全体から選択できます。
	関数:より詳細なレポートを作成するときに関数を使用すると、データの列を要約できます。関数の詳細については、アンサー ID 7258: レポートで使用される関数を参照してください。

テーブル名をクリックすると、そのテーブル用のフィールドが「フィールド」セクションにアルファベット順に表示されます。レポート用のフィールドをデザイン領域にドラッグします。相互に関連するフィールドをドラッグ・アンド・ドロップすると、列を並べえることができます。また、列を右クリックして、「列を右に移動」または「列を左に移動」を選択しても、列を並べえることができます。

編集オプション:列を右クリックして次の編集オプションから選択すると、各列の書式をさらに詳細に設定できます。

	定義の編集:列見出しをカスタマイズしたり、フィールドの説明を追加したり、その列用に別のフィールドを選択したりできます。
	書式の編集:その列の内容のレイアウト(数値の表示、列幅、テキストの位置合わせ、およびフォントのスタイルを含む)をカスタマイズできます。特定の書式設定機能は、表示されるフィールドのタイプによって異なります。つまり、日付フィールドとテキスト・フィールドでは、書式設定オプションが異なります。
	計算の編集:各列の一番下にサマリー情報(最大、最小、平均、合計など)を追加できます。

出力のソート:

フィールドを1つだけ使用してレポート内のレコードをソートする場合は、その出力列を右クリックして、「昇順」または「降順」を選択します。たとえば、アンサーのリストでは、「アンサーID」フィールドでソートできます。単に、「アンサーID」列をクリックして、「昇順」を選択します。

レポートのソート・レベルは、最大4つまで定義できます。

• 「ホーム」タブから、「ソート」ボタンをクリックします。

ポップアップ・ウィンドウで、プライマリ、セカンダリ、および追加のソート基準を定義し、レベルごとに昇順と降順のどちらでソートするのかを指定します。

ステップ4:レポートを使用および編集できるユーザーの定義

スタッフ・プロファイルに基づいてパーミッションを付与すると、他のスタッフ・メンバーにレポートの実行または編集(あるいはその両方)を許可できます。

他のスタッフがレポートにアクセスできるようにするには、「公開レポート」フォルダにレポートを保存する必要があります。「Myレポート」フォルダに保存されているレポートには、レポートを作成および保存したスタッフ・メンバーのみがアクセスできます。

「レポート- 管理」パーミッションが有効になっているプロファイルを持つスタッフ・メンバーには、公開フォルダに保存されているすべてのレポートを開いて編集するためのパーミッションが自動的に付与されます。

レポートを実行または編集するためのアクセス権を他のスタッフに付与するには、次のステップを使用します。

1. 「ホーム」タブから、「パーミッション」ボタンをクリックします。
2. どのプロファイルにレポート実行のためのアクセス権が含まれているのかを特定し、「開く」列でチェック・ボックスを有効にします。
3. どのプロファイルが表示を編集できるのかを特定し、「編集」列で該当するチェック・ボックスを有効にします。

ステップ5:レポートの保存および実行

カスタム・レポートを保存するには:

1. デザイン・サーフェイスの左上隅にある「保存」アイコンをクリックし、「保存」、「名前を付けて保存」、または「保存して閉じる」を選択します。新規レポートの場合は、「保存」オプションと「名前を付けて保存」オプションは同じです。
2. ポップアップ・ウィンドウで、(「フォルダ」フィールドに入力されている)適切なフォルダを強調表示し、「名前」フィールドにレポートの名前を入力します。
3. 「OK」をクリックします。レポート・エクスプローラからレポートを作成した場合は、適切なフォルダにレポートが一覧表示されます。

レポートを生成するには:レポート・エクスプローラからレポートを開くことができます。

1. ナビゲーション・ペインで「アナリティクス」ボタンをクリックし、「レポート・エクスプローラ」をダブルクリックします。
2. 右側のペインで、レポートが含まれているフォルダに移動します。
3. レポートをダブルクリックするか、または右クリックして「開く」を選択します。