新規インシデントを作成する場合、連絡先情報をそのインシデントに追加するにはどうすればよいですか？
環境:
連絡先 / 組織, インシデントに関連付ける
解決策:
インシデントの作成時に新しい連絡先を作成できます。インシデント・ワークスペースから、「連絡先」タブをクリックし、「追加」を選択します。これにより、新しい連絡先を作成できるウィンドウが表示されます。
新規インシデントの作成時に、新規連絡先レコードを同時に作成する必要がある場合があります。他に、連絡先レコードがすでに存在し、そのレコードに対して新規インシデントを作成する必要がある場合もあります。新規インシデントを作成し、連絡先情報をそのインシデントに関連付けるステップとオプションについて、以下に説明します。
ワークスペースの要件:インシデントに連絡先を関連付ける場合、インシデント・ワークスペースに、虫眼鏡アイコンのある「連絡先」フィールドが含まれている必要があります。スタッフはこれを使用して、インシデント内から連絡先を検索できます。インシデント・ワークスペースの編集時に、インシデント・テーブルを展開し、インシデント・テーブルの下に表示された「連絡先」フィールドをドラッグすることによって、ツールボックスからこのフィールドを追加します。
さらに、インシデントを追加すると、連絡先レコードが開くようにする場合は、ワークスペースにインシデント・ビュー関連項目を含める必要があります。デフォルトの連絡先ワークスペースでは、「インシデント」タブに「インシデント・ビュー」項目が含まれます。
ワークスペースの編集の詳細は、新規ワークスペースのセットアップを参照してください。
新規インシデントおよび新規連絡先レコードを作成する
連絡先レコードがサイトにまだ存在していない場合は、連絡先レコードとインシデントの両方を作成し、それらを関連付ける必要があります。まず、どちらかのレコードから開始し、次に他方のレコードを作成して、次にそれらの両方を保存します。
オプション1: 最初にインシデントを作成する。新しいインシデントを開いてから、インシデント内から連絡先レコードを作成できます。
- コンソールの左上で、「新規」>「インシデント」を選択します。
- 「連絡先」フィールドを右クリックして、「新規追加」を選択します。または虫眼鏡アイコンをクリックして、「新規連絡先」を選択します。連絡先エディタ/ワークスペースが開きます。
- 連絡先エディタで、名前、Eメール・アドレス、ログイン情報、カスタム・フィールドを含む連絡先情報を追加します。
- 「OK」をクリックします。連絡先エディタが閉じます。
重要:この時点で、インシデントの「連絡先」フィールドに連絡先名が入力されます。ただし、連絡先レコードはまだデータベースに保存されていません。インシデントの保存時に連絡先レコードが作成されます。インシデントの作成をキャンセルした場合、連絡先レコードはデータベースに保存されません。 - インシデント情報を入力し、インシデントを保存します。この時点で、インシデントと連絡先レコードの両方が保存され、データベースに追加されます。
オプション2: 最初に連絡先レコードを作成する。最初に連絡先レコードを作成してから、連絡先の追加中にインシデント開くことができます。
- コンソールの左上で、「新規」>「連絡先」を選択します。連絡先エディタ/ワークスペースが開きます。
- エディタで、連絡先情報を追加します。
- 「インシデント」タブをクリックし、「新規」をクリックします。インシデント・ワークスペース/エディタが開きます。インシデントの「連絡先」フィールドに、連絡先名が入力されることに注意してください。
- インシデント情報を入力し、「OK」をクリックします。
重要:インシデント・エディタが閉じ、連絡先レコードの「インシデント」タブにインシデントが表示されます。ただし、インシデントはまだデータベースに保存されていません。インシデントに関連付けられたアクション(回答の送信など)を作成し、実行するためには、連絡先レコードの保存が終了している必要があります。連絡先レコードをキャンセルした(保存せずに閉じる)場合、インシデントもデータベースに保存されません。 - 連絡先レコードを保存します。その時点で、連絡先とインシデントの両方がデータベースに追加され、連絡先への回答の送信などのインシデントに関連付けられたアクションが実行されます。
既存の連絡先に対して新規インシデントを作成する
サイトにすでに連絡先が存在する場合、いくつかの方法でその連絡先をインシデントに関連付けることができます。連絡先を検索し、次に連絡先の新規インシデントを作成するか、新規インシデントを作成してから、連絡先をインシデントに関連付けることができます。
オプション1: 連絡先レポートからの新規インシデント。インシデントに使用する連絡先レコードを表示するレポートを実行してから、その連絡先レコード専用のインシデントを作成します。
- 連絡先レコードまたはインシデントを表示するレポートを実行し、目的の連絡先がレポートの出力に表示されるように、検索条件を使用します。
- レポートから、連絡先レコードを右クリックし、「新規」>「インシデント(選択された組織/連絡先用)」を選択します。
これにより、選択した連絡先レコードに自動的に関連付けられた新規インシデントが作成されます。新規インシデントで、インシデント・ワークスペースの「連絡先」フィールドに連絡先の姓名が表示されます。「連絡先」タブをクリックすると、連絡先情報が表示され、編集できます。
注意:レポートから、連絡先レコードをクリックして、レポート内のその行を強調表示し、ツールバーの「新規」ボタンの下の小さな下向き矢印をクリックして、「インシデント(選択された組織/連絡先用)」を選択することもできます。
オプション2: 連絡先を新規インシデントに関連付ける。新しい空白のインシデントから始め、インシデント・エディタから、目的の連絡先を新規インシデントに関連付けることができます。
注意:このオプションを使用するには、インシデント・ワークスペースに、インシデント内から連絡先を検索できるように、虫眼鏡アイコンのある「連絡先」フィールドを含める必要があります。
- 新規インシデントを作成します。コンソールの左上から「新規」>「インシデント」を選択するか、インシデント・レポートが開いている場合、ツールバーから「新規」ボタンをクリックできます。
- 「連絡先」フィールドの横の虫眼鏡をクリックします。
- ポップアップ・ウィンドウで、目的の連絡先を名前またはEメール・アドレスや組織などのその他の条件で検索します。検索結果から、連絡先レコードをダブルクリックするか、連絡先レコードをクリックして、「選択」をクリックします。
検索ウィンドウが閉じると、「連絡先」フィールドに連絡先名が入力されます。「連絡先」タブをクリックすると、連絡先情報が表示され、必要に応じてフィールドを編集できます(およびスタッフ・プロファイルによって連絡先を編集できます)。
連絡先をインシデントに関連付けたら、インシデント情報を入力して、インシデントの処理に進むことができます。
